Les déplacements professionnels regroupent à la fois les déplacements inhérents aux fonctions d’un salarié, et ceux qui ont expressément été demandés par l’employeur pour les besoins de l’entreprise.
Constituent ainsi un déplacement professionnel :
- Les déplacements chez les clients de l’entreprise
- Les déplacements effectués pour se rendre à une réunion, un séminaire, un salon, une conférence, distincts du lieu de travail habituel et demandés par l’employeur
- Les déplacements effectués pour se rendre à une formation imposée par l’employeur
- Les déplacements accomplis afin de visiter un fournisseur, ou encore pour prendre livraison d’un produit ou matériel nécessaire à l’activité de l’entreprise.
- Les déplacements inter-établissements
- Etc.
Tous ces déplacements nécessitent des frais, qui doivent obligatoirement être remboursés par l’employeur, qui peut cependant choisir de limiter le remboursement au moyen de transport le plus économique, sous réserve que le salarié en soit informé.
La Cour de cassation rappelle ce principe de remboursement des frais exposés dans le cadre de déplacements dans un arrêt du 23 janvier dernier (Cass. Soc., 23 janvier 2019, n°17-19.779) :
« Mais attendu qu’ayant constaté que le contrat de travail spécifiait que le salarié était rattaché au siège d’Orthez de la société et que l’intéressé avait toujours été affecté à des sites variés dont la distance était très supérieure à la distance entre son domicile et le siège de la société et relevé que les nombreux déplacements de courte durée mais à des distances considérables du siège de l’employeur ne permettaient pas l’utilisation des transports en commun, le conseil de prud’hommes, qui a fait ressortir que les déplacements du salarié, inhérents à son emploi, étaient effectués pour les besoins de son activité professionnelle et dans l’intérêt de l’employeur et a retenu, à bon droit, qu’ils ne pouvaient être assimilés à des trajets habituels domicile-travail, en a exactement déduit qu’ils devaient être indemnisés »
En tant qu’employeur, il est donc important de prendre garde à rembourser ces frais exposés dans l’intérêt de l’entreprise et d’anticiper au maximum ces charges afin de réduire le coût des déplacements dans une logique de bonne gestion.
A défaut de remboursement, le salarié qui a exposé ces frais professionnels pourra en demander le remboursement dans les 3 ans suivants la dépense.
